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Mit unseren Ordnungstricks bekommst du das Schreibtischchaos flott in den Griff – versprochen!
Das Vier-Felder-System
Bei dieser Methode räumst du deinen Schreibtisch komplett leer – und zwar so: Alles, was sich auf dem Tisch befindet, wandert in vier Felder, die du zuvor mit Kreppband oder Post-Its auf dem Boden markiert hast. 1. „Wegschmeißen“ (und genau das machst du mit diesem Stapel), 2. „Weiterleiten“ (hier befinden sich Dinge, die du zurückgeben musst oder delegieren kannst), 3. „Wichtiges“ (Achtung: diese Dinge kehren nach der Aktion wieder auf deinen Schreibtisch zurück) und 4. „Sofort erledigen“ (das meint alles, was schnell zu erledigen ist, Anrufe, Terminbestätigungen etc. – geht natürlich ebenfalls zurück auf deinen Schreibtisch).
Die Distanzmethode
Zu Beginn des Arbeitstages stellst du eine große Kiste hinter dich und gibst alle Dinge, die auf deinem Tisch stehen, hinein. Im Laufe des Tages wirst du bemerken, dass du einige Sachen häufig brauchst. Diese wandern mit der Nutzung zurück auf den Schreibtisch. Die, die du an diesem Tag überhaupt nicht anrührst, bleiben erstmal in der Kiste, bis du sie sortierst. Je öfter du also Utensilien benutzt, desto näher bleiben sie bei dir: täglich Notwendiges wandert direkt auf den Tisch. Die Dinge, die du manchmal brauchst, in ein entfernteres Regal und Sachen, die du gar nicht brauchst, in die Tonne oder an jemanden, der sie gebrauchen kann.
Kein Mensch benötigt 30 Radiergummis und 15 Kugelschreiber. Zu viel Kram auf dem Schreibtisch lenkt ab. Halt dich deshalb an die Von-Allem-Nur-Eins-Regel: Die sagt, dass sich in deinem direkten Zugriff jede Stiftfarbe, jedes Schreibgerät, jede Papierart, einfach alle Büroutensilien nur ein einziges Mal befinden sollten. Ersatz deponierst du in einer Art Nachfüllarchiv an einem anderen Platz. Achte auch auf eine sinnvolle Anordnung: Bei Rechtshändern sollte das Telefon links auf dem Schreibtisch stehen und der Notizblock rechts neben der Tastatur liegen. So kannst du bei einem Anruf gleich ohne große Verrenkungen mitschreiben. Auch allen anderen Arbeitsmitteln solltest du einen festen Heimathafen zuordnen. Und nach jedem (wirklich jedem Gebrauch!) lässt du sie dort auch wieder anlegen.
Schluss mit der Zettelwirtschaft! Verbann alle Post-Its an einen Ort, den du nicht gleich erreichen kannst. Und dann legst du eine To-Do-Liste an. Am besten eignet sich dafür eine thematisch unterteilte Kladde, in der du alles notierst, was sonst auf gelben Zettelchen landet. So geht nichts mehr verloren. Außerdem kannst du Aufgaben bereits beim Notieren priorisieren, erhältst einen prima Überblick und vergisst nichts mehr. Wichtig: Sobald du eine Aufgabe erledigt hast – abhaken!
Klasse Tipp gegen täglich wachsende Zettelberge: Wenn bei einer Aufgabe klar ist, dass sie nicht länger als drei Minuten dauert – erledige sie sofort.Hefte beispielsweise die Bestätigung, die deine Kollegin dir rüberreicht, gleich ab. Genauso wie zuhause die Rechnung deines Zahnarztes und den Steuerbescheid vom Finanzamt. Vorteil: Du findest alles schnell wieder. Außerdem fliegen keine losen Zettel rum. Aber: Pass auf, dass dich zu viele kurze Aufgaben nicht aus dem Arbeitsrhythmus bringen. In so einem Fall solltest du Aufgabenblöcke bilden. Dafür sammelst du täglich wiederkehrende Tätigkeiten (fotokopieren, Emails beantworten, Bestellungen aufgeben etc.) und widmest dich ihnen erst, wenn du mindestens drei oder fünf gleiche Arbeiten hintereinander erledigen kannst. Das bringt Schwung in deinen Ablauf.
Kampf der Zettelwirtschaft! Platzier einen Korb oder Karton auf deinem Schreibtisch und mach allen Kollegen, Kindern und Partnern klar, dass nur bearbeitet wird, was da drin liegt - keine Post-Its auf der Tastatur während du kurz in der Kaffeeküche bist, keine aufgerissenen Briefumschläge auf dem Küchentisch. Natürlich musst du deinen Posteingangskorb regelmäßig überprüfen. Damit keine neuen Stapel entstehen: Sortier alle Zettel gleich nach dem Öffnen in dein Ablagesystem ein. Wichtig: Notier direkt alle neuen Termine und Aufgaben in deiner To-Do-Liste. So behältst du den Überblick.
Was Mama früher schon immer riet, haben Experten nun bestätigt: Lieber eine Aufgabe ordentlich erledigen als viele nur halb. Widme dich ausschließlich einem Projekt und beende es vollständig bevor du ein neues beginnst. So kannst du in die Tiefe arbeiten, bist weniger abgelenkt und dadurch produktiver. Tipp: Vergewissere dich, dass auf deinem Schreibtisch auch wirklich nur ein Projekt liegt - nämlich das, das du gerade bearbeitest. Alle anderen warten griffbereit in der jeweiligen Ablage. So vermeidest du hohe Stapel, die dir das stressige Gefühl vermitteln, gegen einen unüberwindbaren Aufgabenberg anzuarbeiten.
In seinem Job als US-Präsident war das Priorisieren lebensnotwendig, um stressbedingten Krankheiten vorzubeugen. Deshalb entwickelte Dwight D. Eisenhower ein System, nach dem alle Aufgaben in eine von vier Kategorien einsortiert werden können:
dringend
nicht dringend
wichtig
unwichtig
Wichtige dringende Aufgaben müssen sofort erledigt werden. Für wichtige, aber noch nicht dringliche Aufgaben solltest du einen Termin festlegen, an dem du sie bearbeitest. Unwichtige, aber dringende Aufgaben, solltest du delegieren. Unwichtige Aufgaben, die zudem nicht dringend sind, kannst du in den meisten Fällen löschen oder in den Papierkorb befördern. Falls du sie dennoch ablegen musst: Überleg genau, ob es wirklich notwendig ist, den ganzen Vorgang abzuheften. Vielleicht reicht auch ein Teil oder die Zusammenfassung. Werden die Papiere noch in einer anderen Abteilung archiviert? Kannst du sie dir bei Bedarf leicht neu besorgen? In diesen Fällen kannst du dir das Abheften schenken und dich wichtigeren Dingen widmen.
Es hilft alles nichts: Wer dauerhaft einen ordentlichen Schreibtisch genießen möchte, muss aufräumen. Und zwar regelmäßig. Am besten jeden Abend. So sammelt sich nicht zu viel Kram an und das Aufräumen geht zackig über die Bühne. Wenn du es schaffst, nach Feierabend auf einen leeren Schreibtisch zu blicken, kannst du am nächsten Tag nicht nur mit frischem Kopf durchstarten – du setzt auch einen Haken hinter den Arbeitstag. Ganz nach dem Motto: Heute habe ich alles geschafft, was ich mir vorgenommen habe. Dabei hilft es ungemein, wenn du bereits beim Arbeiten daran denkst, all die Dinge, die du benutzt, wieder an ihren Platz zurückzulegen. Am Freitag solltest du zusätzlich deinen Organizer sortieren und erledigte Papiere abheften. Die Belohnung für diese leidige Aufgabe: ein freies Wochenende und ein entspannter Arbeitseinstieg am Montag.
Wer seinen Schreibtisch liebevoll individuell einrichtet weiß ihn mehr zu schätzen und läuft weniger Gefahr, alles zuzumüllen. Deshalb: Ersetze alle Objekte, die kaputt sind, durch hübsche Dinge, die dir ein inneres „Schöön“ entlocken. Das gilt übrigens auch für kümmerliche Pflanzen. Die sorgen nämlich für schlechte Laune. Besser: In eine gesunde Grünpflanze mit einem schönen Übertopf investieren oder sich öfter mal einen frischen Strauß gönnen. Tipp: Lass deine Pflanze in einer Blumenampel von der Decke hängen. So sparst du kostbaren Platz auf dem Schreibtisch. Private Souvenirs, Nippes und Plüschtiere haben auf dem Schreibtisch übrigens nichts verloren. Das wirkt unprofessionell. Gegen ein hübsches Familienfoto ist aber nichts einzusetzen.
Du gehörst zu jenen Schreibtisch-Messies, die immun gegen Tipps sind? Dann hilft nur noch eines: Nimm alles vom Schreibtisch herunter, auf dem du Dinge stapeln oder in denen du sie verstauen kannst. Also keine Kisten, keine Boxen, keine Rollcontainer, einfach gar nichts. Nur das Nötigste darf die Platte berühren (Laptop, Schreibtischleuchte), alles andere wandert direkt an seinen Bestimmungsort. Vielleicht motiviert ein derart aufgeräumter Schreibtisch, auch an den Bestimmungsorten einmal gründlich auszumisten.
Thessa ist unsere kreative Expertin für Dekoideen, DIYs und Pflanzenpflege. Mit einem knallgrünen Daumen und einem Auge für Details bereichert sie nun bereits seit über 4 Jahren unser Team und verschönert ihre vier Wände mit tollen DIYs. Kein Einrichtungstrend kommt an ihr vorbei!
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Expertin für: DIY-Projekte | Pflanzenpflege | Deko | Tischkultur
