Damit der Betrieb funktioniert: Bürobedarf vom Stift bis zum Papiereimer

Ablagen für die  wichtigsten Bürobedarfsartikel an Ihrem Arbeitsplatz
Ablagen für die wichtigsten Bürobedarfsartikel an Ihrem Arbeitsplatz
Wer ein Büro einrichtet, stellt bald fest, wie viel man dafür braucht. Unglaublich, wie viele Gegenstände angeschafft werden müssen, damit der Betrieb reibungslos funktioniert. Dabei gilt: Nicht jeder braucht alles, aber manche Gegenstände benötigt jedes Büro. Um hier den Überblick zu behalten, unterscheidet man am besten zwischen wirklich wichtigen und eher nebensächlichen Utensilien. Die nachfolgenden Ratschläge können ein erster Wegweiser durch das vielfältige Angebot sein.

Papier: fast der wichtigste Bürobedarf

Ist es überflüssig, den Papieranschaffungsbedarf der meisten Büros zu erwähnen? Nicht ganz, denn neben Druckerpapier fallen oft andere Papiersorten an. Spezielles Fotopapier lässt zum Beispiel Präsentationsmappen professioneller aussehen. Buntes Druckerpapier erhöht die Gestaltungsmöglichkeiten, was gerade in kreativen Berufen von Bedeutung sein kann. Große und kleine Notizblöcke, vom DIN A4-Format bis zum Abreißblock auf dem Schreibtisch, sind unverzichtbar, um Ideen und Besprechungen festzuhalten. Gelbe Klebezettel erinnern an wichtige Termine, Kalenderbücher können im Gegensatz zu Wand- und Tischkalendern zu Gesprächsterminen mitgenommen werden. Wichtige Bücher gehören ebenfalls zum Bürobedarf. Vom Duden bis zum Fachbuch sollte alles vorhanden sein, was das Arbeiten erleichtert.

Bürobedarf zum Ordnen

Der  Klassiker unter den Ordnungshelfern im Office - Die Büroablage
Der Klassiker unter den Ordnungshelfern im Office - Die Büroablage
Als klassisches Arbeitsmittel gelten Ordner. Es gibt dicke und dünne Modelle, mit Zwei- oder Vierlochsystemen, aus Kunststoff oder Pappe, für DIN A4-Papiere oder solche in halber Größe, aber auch für Querformate wie beispielsweise Kontoauszüge. Die einfachsten Ordner kosten wenige Cent, die teuren Markenordner etwas mehr. Die Farbenvielfalt hilft, Ordnung in die Büro-Ablage zu bringen: zum Beispiel Blau für laufende Verträge, Rot für Kundenkorrespondenzen, Grün für die Buchhaltung. Wer solche Systeme nicht mag, kann auch auf Hängeregistraturen zurückgreifen, die in einem speziellen Schrankeinsatz oder in Rollwägen untergebracht werden.

Woran man anfangs selten denkt, ist weiteres Zubehör, das man häufig braucht: Trennlaschen unterteilen Themengebiete innerhalb der Ordner. Dazu gehören Trennsysteme wie nummerische oder alphabetische Einteilungen. Rückenschilder zum Austauschen oder Aufkleben sollte man parat haben, wenn Ordner neu sortiert werden. Klarsichtfolien, auch für Überformate, schützen wertvolle Dokumente. Außerdem gibt es Markierungen für wichtige Papiere, damit sie leicht wiederzufinden sind, und Lochverstärkungen gegen frühzeitiges Einreißen.

Zusätzlich kann man sich Vorsortiermappen zulegen. Wo sehr viel Papier anfällt, kann eine solche Mappe hilfreich sein. Sie fasst verwandte Themen in einzelnen Fächern zusammen. So wird die Ablage zum Kinderspiel. Archivboxen nehmen ausgediente Ordner, die aufgehoben werden, staubfrei auf und bewahren sie jahrelang sicher auf.

Bürobedarf zum Notieren

Neben den schon erwähnten Notizblöcken braucht es natürlich auch Schreibgeräte, um wichtige Dinge notieren und festhalten zu können. Dazu zählen zum Beispiel Bleistifte, Marker, wischfester Edding, vielleicht ein eleganter Füller, Filzstifte, Kugelschreiber und dazu Spitzer, Radiergummi oder flüssiges Tipp-Ex sind unverzichtbar.

Bürobedarf zum Sortieren

Ordner sind die perfekte  Sortierungsmöglichkeit
Ordner sind die perfekte Sortierungsmöglichkeit
Ablagefächer gibt es in vielen Varianten, zum Beispiel als Schubladenkästen. Dabei handelt es sich um würfelförmige Gebilde mit mehreren herausziehbaren Fächern, quasi eine Mini-Kommode für Bürobedarf. Alternativ kann man aber auch einzelne Fächer aufstellen, die sich übereinander stapeln lassen. In bunter Vielfalt stehen sie für jeden Themenbereich bereit. Sie ersetzen teilweise die Vorsortiermappen. Allerdings lassen sie sich normalerweise nicht einzeln herausziehen, sondern haben eine Griffmulde, damit man leichter an den Inhalt kommt. Sortiermappen werden kurzfristig zur Ablage eingesetzt, Ablagefächer sammeln die Dokumente meist länger.

Nicht immer kann ein Papier sofort abgelegt werden. Zuerst wandert es daher in das entsprechende Ablagefach. Hier wird gröber zusammengefasst als in der Sortiermappe. Ist das Fach übervoll, nimmt man sich die Zeit, den Inhalt feiner in die einzelnen Mappenfächer einzufüllen, statt sie in unterschiedlichen Haufen auf dem meist schon chaotischen Tisch zu sortieren. Anschließend wandern die nun übersichtlichen Dokumente rasch in die Ordner. Besonders in Büros, wo man oft in seiner Arbeit durch Telefon, Kollegen oder die Türklingel gestört wird, sind Ablagefächer und Sortierhilfen aller Art sinnvoll, bevor das Chaos Einzug hält.

Beweglicher Bürobedarf

Wer viele Visitenkarten bekommt, benötigt bald eine passende Ablage dafür: Karteikästen mit alphabetischer Unterteilung oder Rollenkarteien können nach Geschmack und Bedarf ausgesucht werden. Für die eigenen Visitenkarten bietet sich eine passende schmale Box an, die man auch problemlos in die Jackentasche stecken kann. Wer viel Kundenverkehr hat, stellt eine Präsentierbox auf, aus der sich der Besucher bedienen kann.

Besonders in öffentlichen Büros können Werbeträger, Displays und andere Präsentierhilfen sinnvoll eingesetzt werden. In einem Display können mehrere Exemplare an Verkaufsprospekten beispielsweise auf einer Theke griffbereit zur Verfügung gestellt werden. Präsentierhilfen umfassen auch Regale mit schrägen Ablagen oder Plexiglasständer, in denen Kataloge aufeinander gestapelt werden.

Weitere Anschaffungen für ein flexibles Büro sind notwendig, wenn Büro- oder Vertriebsleiter viel unterwegs sind. Vielleicht müssen unterwegs Seminare stattfinden. Wenn am Präsentationsort elektrische Geräte wie Beamer oder Schreibhilfen wie Flipcharts fehlen, ist es gut, wenn man mit eigenem Zubehör anreisen kann.

Zusätzlichen Bürobedarf von Fall zu Fall entscheiden

Auch Papierkörbe  sind wichtiger Bestandteil des Büros
Auch Papierkörbe sind wichtiger Bestandteil des Büros
Ohne Stifte, Papier, Merkzettel, Büroklammern, Locher, Ordner, Mülleimer und vieles mehr kommt kein Schreibtischarbeiter aus. Mancher Bürobedarf dagegen wird nur zeitweise eingesetzt beziehungsweise nur in manchen Büroräumen: Dazu gehört Messezubehör, aber auch Heizlüfter im Winter und Ventilatoren im Sommer. Die Anschaffung folgender Dinge sollten Sie von Fall zu Fall entscheiden: Eine Handgelenksstütze vor der Tastatur schützt vor Sehnenscheidenentzündungen, ein Tritt entlastet die Beine. Die Höhe des Bildschirms kann mit einem speziellen Träger optimiert werden. Ein anderer Blickwinkel, mehr nach unten, entlastet die Augen. Klimaanlagen sind manchmal unverzichtbar, ein Luftbefeuchter kann Trockenheit wieder ausgleichen. Diverse Pflanzen sieben auf natürliche Weise die Luft.

Generell ist neben dem anfangs aufgeführten notwendigen Bürobedarf auch auf die passende Einrichtung zu achten. Große Personen brauchen andere Stühle als kleinere Mitarbeiter, Schreibtische zum Verstellen sind optimal, aber teuer und oft kaum zu verwirklichen. Alles soll im Stil zusammenpassen. Neben der obligatorischen Kaffeemaschine muss ein Bürochef daher auf viele Anschaffungen achten und genau überdenken, was er für unbedingt notwendig hält und was eher zusätzlicher Luxus ist.
 
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